Alle berichten van Renate Popken

Personeelsdossier en privacy, hoe zit dat?

Je bent als werkgever verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer en salarisinformatie. Deze gegevens zijn uiteraard niet voor iedereen bestemd. Het is dus zaak om ze goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor aan welke verplichtingen je daarbij moet voldoen.

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet. Zorg dat je bedrijf aan de eisen voldoet. Steeds meer ondernemers digitaliseren hun personeelsadministratie. Daardoor wordt een goede beveiliging met slimme technologie nog belangrijker. Het risico dat personeelsgegevens door een datalek in verkeerde handen vallen, is immers reëel.

Sinds 1 januari 2016 geldt daarom de meldplicht datalekken. Krijgt je bedrijf te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).

Wat zijn de gevolgen van een datalek?

Zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt, is er sprake van een datalek.

Een datalek kan voor alle betrokken partijen ernstige gevolgen hebben. Personen van wie de gegevens gelekt zijn, kunnen het slachtoffer worden van gegevensmisbruik of zelfs identiteitsfraude. Is het lek een gevolg van verkeerd beheer van persoonsgegevens of een falende beveiliging? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens jou als werkgever aansprakelijk stellen. Dat kan je op een bestuurlijke boete komen te staan van maximaal 820.000 euro.

Vier vuistregels voor een goede privacy

1. Neem alleen gegevens op die zijn toegestaan

Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen. De hoofdregel is dat de gegevens die je opneemt echt nodig moeten zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:

  • burgerservicenummer
  • kopie identiteitsbewijs
  • functieprofiel
  • persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • salarisgegevens
  • verlofoverzicht
  • verzuimfrequentie

Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier.

Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.

2. Beperk de toegang tot het dossier

Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je werknemers verwachten van je dat je daar op gepaste wijze mee omgaat. Zorg er daarom voor dat de dossiers in jouw bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Geef alleen toegang aan medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken. Vergeet niet om hen erop te wijzen dat zij gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Iedere werknemer heeft op grond van de Wbp recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Als een werknemer daarom vraagt, ben je in principe verplicht hieraan mee te werken. Je moet dan binnen vier weken de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een werknemer mag je vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

3. Zorg voor een goede beveiliging

Het beperken van de toegang tot de personeelsdossiers heeft natuurlijk weinig zin als ze – in het geval van papieren dossiers – open en bloot in een kast staan. Zorg dus dat ze goed opgeborgen zijn in een afgesloten kast of kamer, zodat niet iedereen erbij kan.

De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. Uiteraard moet je voorkomen dat de dossiers voor alle personeelsleden toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk. Sla de bestanden dus op in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Daarnaast is het zaak om de dossiers te beveiligen tegen datalekken naar buiten. Dit risico speelt bijvoorbeeld als de personeelsinformatie van je bedrijf online te raadplegen is. Zorg voor goede firewalls en neem alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook dat je medewerkers zich houden aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.

4. Bewaar gegevens niet langer dan nodig

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker is het gebruikelijk dat je zijn dossier nog twee jaar bewaart. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Langer bewaren van de persoonsgegevens is niet nodig. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer.

Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:

  • kopie van het identiteitsbewijs en de
  • loonbelastingverklaringen: minimaal 5 jaar
  • informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere
  • fiscale gegevens: minimaal 7 jaar

Personeelshandboek maken, waarom en hoe doe je dat?

Afspraken maken met je medewerkers is heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen. Je kunt die afspraken met iedere medewerker afzonderlijk maken en vastleggen in individuele arbeidsovereenkomsten. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek. Dat geldt zeker als je geen verplichte cao hebt.

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je medewerkers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Vaak zijn er al veel ongeschreven regels, maar die ga je hiermee opnieuw bespreken en eventueel vastleggen. Weerstand kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je medewerkers:

  • Houvast. Je medewerkers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
  • Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je medewerkers.
  • Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je medewerkers.
  • Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je medewerkers ervoor getekend hebben.
  • Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere medewerker afzonderlijk te onderhandelen.

Inhoud personeelshandboek
Een personeelshandboek is maatwerk. Voor ieder bedrijf gelden er andere regels. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

  • huis- en gedragsregels
  • salarisafspraken
  • functieomschrijvingen
  • veiligheidsprocedures
  • werktijden
  • kledingvoorschriften
  • overwerk
  • woon-werkverkeer
  • ongeoorloofd verzuim / te laat komen
  • ziekte en arbeidsongeschiktheid
  • vakantie en verlof
  • pensioen
  • opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao?
Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

 Zorg voor een goede verspreiding en borging in de arbeidsovereenkomst
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelsleden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere medewerker bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.
Vanaf dat moment neem je een clausule in de arbeidsovereenkomsten op waardoor het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met medewerkers sluit. Als de medewerker zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek.

Houd het personeelshandboek up-to-date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeelshandboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek. Vraag een uitgebreid sjabloon aan De Afdeling Personeelszaken of kijk online naar goede voorbeelden. We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.

Toelichting op de arbowet (na 1 juli 2017)

De Arbeidsomstandigheden(Arbo)wet na 1 juli 2017.

nieuwe arbeidsomstandigheden wet

De wet heeft de rol van de bedrijfsarts en jouw rol als werkgever vastgelegd en beoogt werknemers en werkgevers beter te betrekken bij het arbobeleid.

Het basiscontract

Knelpunten zijn dat de bedrijfsarts onvoldoende als onafhankelijk wordt gezien en er werkgevers zijn zonder een contract met een bedrijfsarts of arbodienst. De maatregelen die zijn gericht op de aanpak van deze knelpunten zijn:  Het verplicht stellen van een basiscontract tussen werkgever en arbodienstverleners met daarin de manier van ondersteuning vastgelegd. Er moet in vermeld staan hoe de arbodienstverleners de voor de werkgever verplichte taken uitvoeren. Dat waren al ziekteverzuimbegeleiding, toetsen en advies RI&E, PAGO en die worden verder aangevuld met de bepalingen uit de vernieuwde Arbowet zoals hieronder beschreven.

Second opinion bedrijfsarts

Een werknemer kan een verzoek doen om een andere bedrijfsarts te raadplegen (second opinion)wanneer hij twijfels heeft over de juistheid van het advies van de bedrijfsarts. Jij als werkgever moet dit mogelijk maken en betalen.

Onafhankelijke klachtenregeling

In de wet is opgenomen dat iedere bedrijfsarts verplicht is om een adequate procedure te hebben voor het afwikkelen van klachten. Zo’n plicht gold al voor gecertificeerde arbodiensten middels het certificatiesysteem voor arbodiensten. De plicht is nu van toepassing op alle bedrijfsartsen. Als de arbodienst of bedrijfsarts zich niet aan de regels houdt of als de behandeling niet naar tevredenheid wordt uitgevoerd, kun jij of je werknemer dit melden via een onafhankelijke klachtenregeling. De arbodienst of bedrijfsarts moet jou hierop wijzen.

Meer ruimte voor arbodienst

De arbodienst of bedrijfsarts krijgt meer ruimte om goede zorg te leveren. De arts of specialist krijgt het recht om de werkplek te bezoeken van iedere werknemer. Ook mag de deskundige in overleg gaan met een personeelsvertegenwoordiger of de ondernemingsraad. De arts moet beroepsziekten melden bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

In plaats van bijstand verlenen is nu opgenomen dat de bedrijfsarts adviseert bij de ziekteverzuimbegeleiding. Hiermee wordt duidelijker dat de werkgever verantwoordelijk is voor de verzuimbegeleiding. Werkgever en werknemer zijn samen zelf verantwoordelijk voor de implementatie van de adviezen van de bedrijfsarts.

Personeel kiest preventiemedewerker

Je personeel krijgt (via de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging) instemmingsrecht bij de keuze van een nieuwe preventiemedewerker. Als er al een preventiemedewerker was aangewezen door de werkgever dan wijzigt dat hierdoor niet. Zodra er een nieuwe preventiemedewerker gekozen moet worden hebben de werknemers instemmingsrecht. Je werknemers hebben hier direct belang bij, omdat de preventiemedewerker een centrale rol heeft bij het zorgen voor goede werkomstandigheden en het werken in een prettige en gezonde  omgeving.

Inspectie SZW controleert

In de nieuwe Arbowet staat dat de Inspectie SZW een grotere rol krijgt. Als je als werkgever geen contract met een bedrijfsarts of arbodienst hebt afgesloten, kan de Inspectie SZW jou een boete opleggen. Als er wel een contract is, mag de Inspectie SZW de inhoud controleren. Als de regels worden overtreden, kun je als werkgever en/of arbodienst een boete krijgen.

 

Richtlijnen contract arbodienst 

Er moet een basiscontract zijn met je bedrijfsarts of arbodienst. Daarin moeten de volgende punten verwerkt zijn:

  • Toegang tot bedrijfsarts
    In het basiscontract moet geformuleerd staan hoe de toegang tot de bedrijfsarts (bijv. via een spreekuur) is geregeld.
  • Overleg met OR en preventiemedewerker
    Omschrijf hoe het overleg van de bedrijfsarts met de preventiemedewerker en de ondernemingsraad (OR) is geregeld. Er moet een nauwe samenwerking zijn tussen deze deskundigen.
  • Bezoek van de werkplek
    De bedrijfsarts moet iedere werkplek kunnen bezoeken.
  • Second opinion
    De werknemer moet de mogelijkheid hebben om een second opinion bij een andere bedrijfsarts aan te vragen indien hij twijfelt aan een gegeven advies. Uitvoering van de second opinion moet gebeuren binnen de procedures zoals de werkgever dit afspreekt met de arbodienstverlener.
  • Klachtenprocedure
    Iedere bedrijfsarts of arbodienst moet een duidelijke werkwijze of procedure hebben die beschrijft hoe en waar de werknemer eventuele klachten over de dienstverlening door de bedrijfsarts kan indienen.
  • Melden beroepsziekten
    Een bedrijfsarts moet tijd kunnen besteden aan het opsporen, onderkennen, diagnosticeren en melden van beroepsziekten.
  • Advisering over preventie
    De advisering over preventie aan de werkgever door de bedrijfsarts moet in het contract staan.

Diverse arbeidsrecht weetjes voor de dagelijkse praktijk

Hieronder een aantal handige ‘arbeidsrecht’ weetjes (01-09-2019):

Onderwerpen :

  • Aanzegtermijn tijdelijke contracten
  • Werkgeversverklaring voor medewerkers ivm financiering
  • Concurrentiebeding en relatiebeding in een tijdelijk contract
  • BBL studenten, ketenregeling en transitievergoeding
  • Beëindigingsovereekomst/vaststellingsovereenkomst en bedenktijd
  • Uitbetalen vakantiedagen en regelmatig overwerk en onregelmatigheidstoeslag

Aanzeggen 1 maand van te voren, wel of niet verlengen tijdelijk dienstverband

Van groot belang om te weten is dat bij een niet tijdige aanzegging, de werknemer recht heeft op een boete ter waarde van 1 maandsalaris.

  • Bij het niet verlengen is het inmiddels wel duidelijk en gebruikelijk dat de werkgever dit tijdig (minimaal 1 maand voordat het contract eindigt) met de medewerker bespreekt en ook schriftelijk bevestigt. Wat minder bekend en gebruikelijk is, is om dit ook te doen als je als werkgever het contract wel wilt verlengen. Het tijdig overhandigen van het nieuwe contract is dan niet voldoende. Er zijn inmiddels uitspraken geweest waarin een medewerker, wiens contract tijdig was verlengd, maar waarbij geen aparte vastlegging was gedaan van deze afspraak, aanspraak wilde doen op de boete en deze is toegewezen.
  • Daarnaast is het zo, dat als je te laat bent met het aanzeggen, dat de boete naar rato van het aantal dagen dat je te laat bent wordt vastgesteld. Ben je bijvoorbeeld een week te laat, moet de werkgever een weeksalaris als boete betalen.

De tip is dus om – naast tijdige overhandiging van het contract – ook nog een aparte tijdige vastlegging van de afspraak om te verlengen te doen.

Werkgeversverklaring invullen voor een werknemer

Ook in uw praktijk zal het wel eens voorgekomen zijn dat een werknemer u vraagt een werkgeversverklaring in te vullen, met daarbij de verklaring dat u de intentie heeft om het tijdelijke contract of te verlengen of om te zetten naar een dienstverband voor onbepaalde tijd. Terwijl u op het moment van invullen twijfelt of u deze medewerker wilt behouden voor uw bedrijf, of zelfs in stilte het besluit al genomen heeft dat u afscheid wil gaan nemen van deze medewerker.

Tip : U kunt dit oplossen door de gevraagde verklaring in te vullen, met daar separaat een brief bij te doen dat de werknemer geen rechten kan ontlenen aan deze werkgeversverklaring en dat deze alleen is ingevuld om de medewerker behulpzaam te zijn bij het verkrijgen van de financiering. Deze separate brief geeft u de ruimte om uw besluit om deze medewerker wel of niet te behouden nog eens goed te overdenken, zonder dat u gehouden bent de belofte uit deze verklaring gestand te doen.

Concurrentiebeding en relatiebeding in een tijdelijk contract opnemen.

In principe mag u geen concurrentiebeding of een relatiebeding opnemen in een tijdelijk contract, tenzij u daar zwaarwegende argumenten voor heeft om dit wel te doen.

Inmiddels is duidelijk geworden het van groot belang is dat deze argumenten heel specifiek worden vermeld in het arbeidscontract. Redenen kunnen dan bijv. zijn dat de medewerker door zijn functie beschikt over verkoopstrategieën en prijsbeleid, opgeleid wordt en kennis heeft van hele specifieke technieken (en deze dan met name noemen) die concurrentiegevoelig zijn en van groot belang is voor het bedrijf, of samenwerkt met de belangrijkste klanten van het bedrijf etc. Hoe specifieker, hoe meer kans dat deze clausule ingeval van geschillen, stand houdt. Door de omschrijving moet helder worden dat deze medewerker bij misbruik van zijn kennis en vaardigheden, schade kan toebrengen aan het bedrijf.

Tip : Wees dus niet voorzichtig en algemeen in de beschrijving, maar uitgesproken en specifiek. Laat bij twijfel de argumentatie toetsen door een arbeidsjurist.

BBL-studenten en ketenregeling en transitievergoeding

Inmiddels blijkt dat BBL-studenten (zij werken 3 tot 4 dagen per week en volgen 1 dag per week scholing op een ROC) :

  • Niet vallen onder de ketenregeling van 3 contracten in 3 jaar (WAB vanaf 1-1-2020)
  • Maar wel recht hebben op een transitievergoeding vanaf de 1e werkdag.

Dit betekent concreet, dat u een BBL-student nadat deze zijn opleiding heeft afgerond en geen stage meer hoeft te lopen, een tijdelijk contract kunt aanbieden, deze dan geldt als eerste contract in de keten en eindigt van rechtswege na afloop van de afgesproken periode. (ook al heeft hij of zij al 2 x een leer-werkovereenkomst van een jaar gehad).

Beëindigingsovereekomst/Vaststellingsovereenkomst, bedenktijd

Sinds 1 januari 2015 heeft de medewerker met wie u als werkgever een beëindigingsovereekomst af sluit, 2 weken bedenktijd als u dit van te voren afspreekt en 3 weken bedenktijd als u dat niet doet.

Deze bedenktijd moet ook uitdrukkelijk  opgenomen zijn in de betreffende overeenkomst zelf, liefst als apart artikel. Varianten als opnemen in een sideletter, of bevestigen per email, zijn onvoldoende als bewijsvoering dat u de bedenktijd heeft besproken en opgenomen.

Tip : Neem dus de moeite om dit in de overeenkomst op te nemen.

Uitbetalen vakantiedagen/-uren en onregelmatigheidstoeslag/overwerkvergoeding

Als u vakantiedagen/-uren wilt uitbetalen, dan is wel bekend, dat u hierbij rekening moet houden met een opslag voor vakantiegeld, meestal 8%.

Inmiddels is er een uitspraak geweest dat u hierbij ook rekening moet houden met regelmatig overwerk en vaste onregelmatigheidstoeslagen.

De referte periode om de hoogte van dit regelmatige overwerk en onregelmatigheidstoeslag te bepalen is 3 maanden, dat hoeft overigens niet de 3 maanden precies voorafgaande aan de uitbetaling te zijn.

Tip : Neem een periode van bijv. 6 tot 12 maanden, bereken daar het gemiddelde uit en reken dit om naar een percentage van het uurloon. Dit percentage gebruikt u dan als opslag voor het uitbetalen van de vakantiedagen/-uren.

Concurrentiebeding in een tijdelijk dienstverband.

Als u in een tijdelijke arbeidsovereenkomst, ongeacht de looptijd hiervan, een concurrentiebeding wilt opnemen, mag dat alleen als u gemotiveerd aangeeft dat welke zwaarwichtige bedrijfs- en dienstbelangen u heeft bij het concurrentiebeding.

In normale taal betekent dit dat u van te voren concreet moet aangeven wat de schade is die een medewerker kan veroorzaken door kennis, informatie en vaardigheden (opgedaan bij uw bedrijf), in te zetten bij een concurrent/een eigen bedrijf. Als eerst zult u de vermoede schade moeten omschrijven en als tweede hoe belangrijk dit is. U zult derhalve moeten aangeven welke belangen u wilt beschermen en waarom.

Algemene tips over bescherming van bedrijfsbelangen:

  • Normaal gesproken staat er in de arbeidsovereenkomst ook een geheimhoudingsclausule. Deze mag gewoon blijven en vraag uw jurist of adviseur om deze zo scherp mogelijk op te stellen. Rechters zijn wel gevoelig voor geheimhouding en vinden het normaal dat je als werknemer ook geheimhouding in de ruimste zin des woordts in acht neemt.
  • Denk ook aan het beschermen van allerlei bedrijfsdata en documenten die door toenemende digitaliseren heel gemakkelijk ook op smartphones, tables en PC’s thuis beschikbaar komen. In deze clausule leg je vast dat de medewerker deze data en documenten alleen voor zichzelf mag gebruiken en niet aan anderen mag verstrekken. Bij uitdiensttreding moet dit allemaal worden ingeleverd en/of gewist en dat wordt dan weer gecontroleerd. Ook een dergelijke clausule mag gewoon blijven.
  • En dan nog een laatst tip, ook intellectueel eigendom mag gewoon opgenomen blijven en zorg er dus voor, mocht dit bij uw bedrijf aan de orde zijn, dan ook hierover een scherpe clausule wordt opgenomen in uw arbeidsovereenkomst.

Specifieke tips voor een concurrentiebeding/relatiebeding :

  • Geeft per functie aan welke kennis, informatie en vaardigheden de medewerker krijgt en of deze hierin geschoold wordt (bijv. bij technische en verkoop functies), hoe belangrijk dit is voor uw bedrijf en dat u daarom dit wilt beschermen tegen misbruik.
  • Bijv. bij een verkoper : deze heeft de beschikking over alle gegevens van het relatiebestand (klanten, maar ook prospects en suspects), dit gecombineerd met alle gegevens van de producten en diensten die worden verkocht en verleend, inclusief allerlei strategische informatie zoals prijzen, aanstaande innovaties, acties en volumes en het verkoopbeleid van de onderneming op korte en lange termijn.

Overgangsrecht Concurrentiebeding/relatiebeding
De wijziging die geldt voor het concurrentiebeding/relatiebeding geldt alleen voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten, die op of na 1 januari 2015 van kracht worden. Voor de bedingen die zijn opgenomen in tijdelijke contracten die voor 1 januari 2015 zijn ingegaan geldt dat deze onverminderd van kracht blijven, ook al zouden ze de toets per 1 januari 2015 niet doorstaan.

Voor arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd geldt deze wijziging niet.
Wat te doen als het tijdelijk dienstverband over gaat in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
Als u een tijdelijke arbeidsovereenkomst wilt omzetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, mag u dus ook het concurrentie- en relatiebeding scherper stellen. Vergeet dus niet om deze afweging te maken en bijv. alsnog een striktere clausule op te nemen.

Als u een medewerker onterecht een concurrentiebeding/relatiebeding oplegt, kan deze dat aanvechten bij de rechter. De rechter neemt hier dan een besluit over en kan in grote lijnen 3 besluiten nemen :

  1. Hij kan het concurrentiebeding/relatiebeding nietig verklaren
  2. Hij kan het concurrentiebeding/relatiebeding geldig verklaren
  3. Tussenvorm, dan wordt het beding gematigd zoals dat officieel heet. Dat betekent dat beide partijen een beetje gelijk hebben en dat wordt de boete verlaagd of er wordt een ander compromis gevonden.

Elke situatie wordt dan goed bekeken en de praktijk wijst uit dat er niet heel veel voorspellende waarde aan zit.

Proeftijd en Aanzegplicht

Proeftijd
Bij een tijdelijke arbeidsovereenkomst van zes maanden of korter mag geen proeftijd worden afgesproken. Voor langere tijdelijke arbeidsovereenkomsten en arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd blijft een proeftijd wel mogelijk.

Tips :
• Mocht u onverhoopt een contract hebben gesloten van 6 maanden of korter, met een proeftijd, dan is deze proeftijd niet geldig. U kunt dan deze medewerker, mocht het tijdens de proeftijd niet goed gaan, niet ontslaan in de eerste maand van het dienstverband.
• Als u toch een proeftijd wilt afspreken in een kortlopende tijdelijke arbeidsovereenkomst, spreek dan een duur van 7 maanden af. Dan mag het weer wel.
Let op, dan geldt ook de aanzegplicht, zie hieronder.

Aanzegplicht bij tijdelijke arbeidsovereenkomsten
Bij tijdelijke arbeidsovereenkomsten voor de duur van zes maanden of langer geldt een aanzegplicht. Dit houdt in dat u minimaal 1 maand van te voren schriftelijk aangeeft of u wilt verlengen of niet. Als u dat niet doet, verloopt het dienstverband wel, maar kost u dat 1 maandsalaris als boete en dat moet u dan binnen 2 maanden na afloop van de arbeidsovereenkomst aan de medewerker betalen.

Tips :
• Het is zo-wie-zo fijn voor de medewerker en uzelf dat u op een redelijke termijn laat weten wat uw plannen zijn met de medewerker en zijn of haar dienstverband. Bijna alle werkgevers doen dit uit eigen beweging al. Waar het nu om gaat dat u kunt aantonen dat u dit ook netjes doet.
• Agendeer deze afspraak direct bij indiensttreding, dan kunt u dit ook niet vergeten. Plan dit bijv. 6 weken voor de afloop van het dienstverband, dan is het tijdig genoeg.
• Schriftelijk informeren kan dus ook een email zijn, let er wel op dat de medewerker en leesbevestiging stuurt. Dan kunt u beide emails (die van u en die van de medewerker) bewaren in het digitale personeelsdossier.

Ziek uit dienst, samenvatting BeZaVa

Per 1 januari 2014 is de Wet Beperking Ziekteerzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters van kracht, afgekort de BeZaVa.

Achterliggende reden van deze wet is dat de kosten voor de overheid flink zijn gestegen als het gaat om medewerkers die ziek uit dienst gaan, de zogenaamde ‘vangnetters’. Met deze wet worden 3 soorten premies opgelegd aan werkgevers, waarmee de kosten van de vangnetters worden gedekt.
Het idee is dat als de werkgevers meer premie moeten betalen, ze automatisch meer werkmaken van het herstel van medewerkers die ziek uit dienst (dreigen te) gaan.

Over welke categorie medewerkers gaat het dan ?
1. Medewerkers die ziek uit dienst gaan, dan kan tijdens proeftijd of einde van een tijdelijk dienstverband
2. Medewerkers die ziek worden binnen 28 dagen na einde dienst, terwijl ze geen WW-uitkering hebben.
Dit zijn medewerkers die zelf opgezgd hebben en daardoor geen recht op WW hebben, of medewerkers die de WW-uitkering op een latere datum laten ingaan omdat ze bijv. tussen einde dienst en ingangsdatum WW op vakantie gaan oid.

Het is dus van belang dat medewerkers die ziek uit dienst gaan, onder begeleiding van het bedrijf blijven. Hiermee bereik je dat :
• Het aantal medewerkers dat ziek uit dienst gaat, lager wordt
• De duur van de ziekteperiode zo veel als mogelijk bekort wordt
De loonsom die wordt uitgegeven aan de vangnetters wordt zo lager en dus dalen de kosten/percentages aan premie die je als werkgever moet betalen.

Voorheen was het zo dat als een medewerker ziek uit dienst gaat, uit het oog van de werkgever raakt. Het UWV neemt de betalingen over en ook de begeleiding. Deze situatie kan overigens nog steeds, maar dat is niet verstandig.
Beter is om de medewerkers die ziek uit dienst (dreigen te) gaan te blijven begeleiden, zodat het aantal zieke medewerkers en/of de duur van de ziekte, zo laag mogelijk is. En vervolgens daalt dus ook de premie die je als werkgever jaarlijks moet betalen.

Hou medewerkers die ziek uit dienst gaan dus in de gaten en wat kan je dan als werkgever doen ?
• Zo lang ze ziek blijven, hou ze onder controle bij de arbodienst
o Neem hiervoor een clausule op in de arbeidsovereenkomst/personeelsgidsje waarin staat dat het ziekteverzuim reglement een nawerking heeft van 1 maand na einde dienst en dat deze dus ook blijft gelden 1 maand na de uitdiensttreding
o Medewerkers die via een vaststellingsovereenkomst ziek uit dienst gaan, neem hier iets over op in de vaststellingsovereenkomst
• Als je ziet aankomen dat een medewerker ziek uit dienst zou kunnen gaan,
o Zorg er dan voor dat ze 4 weken daaraan voorafgaand, beter zijn
o En na einde dienst, volg ze dan nog 28 dagen na einde dienst (ingeval ze dan nog geen WW hebben) en zorg ervoor dat ze in deze 28 dagen nawerken, niet arbeidsongeschikt raken.

Welke voorzorgsmaatregelen kan je als werkgever treffen als medewerkers niet ziek uit dienst gaan, maar wel op verzoek van de werkgever de dienst verlaten :
o Zorg ervoor dat deze aansluitend WW aangevraagd hebben en krijgen, want als een medewerker ziek wordt, terwijl deze al een WW-uitkering heeft, geldt de BeZaVa niet.
* Help de medewerker eventueel hierbij.
 o Keer eventuele nabetalingen (bijv. vergoeding, verrekening vakantiegeld etc) pas uit na 28 dagen na einde dienst en onder de voorwaarde dat de medewerker arbeidsgeschikt is.
o  Variant : geef een bonus als de medewerker na 28 dagen nog arbeidsgeschikt is.
 o Als je een ziekteverzuimverzekering hebt die uitbetaalt, verleng dan het contract (immers, de verzekering betaalt toch) en zorg er dan voor dat de medewerker in de loop van het verlengde contract opknapt en zich hersteld meld, in ieder geval 28 dagen voor einde dienst

Wat is de naam van de diverse premies ?
De naam van deze premies is de ‘werkhervattingskas’ en deze premies zijn voor 2014 al bekend gemaakt. Dus waarschijnlijk is dit bericht van de Belastingdienst al binnen. Zoek deze op en controleer deze.

Er zijn 3 soorten premies :
• ZW flex : max 2 jaar ziektewet voor vangnetters = 0,31% gemiddeld, zoek het nr. op
• WGA flex : max 10 jaar voor flexwerkers die in de WGA terecht komen = 0,17%
• WGA vast : max 10 jaar voor vaste medewerkers die in de WGA terecht komen = 0,49%

Voor kleine werkgevers (loonsom is minder dan € 331.000 per jaar in 2019) wordt de premie geïnd door een sectorale premie. Dit betekent dus dat de loonsom van deze vangnetters voor kleine werkgevers opgebracht moeten worden door het betalen van een algemene premie die voor elke kleine werkgever geldt.
Kijk bij : https://www.uwv.nl/overuwv/Images/premienota-whk-2019.pdf
Hier vind je meer informatie over deze sectorale premies, en ook (als je wat verder door bladert) de premie per sector code.

De premie/het percentage wordt jaarlijks vastgesteld en is afhankelijk van de uitkeringen die in het jaar daarvoor zijn geweest. Dus hoe minder medewerkers ziek uit dienst gaan, hoe lager de premie.

Voor middelgrote werkgevers (loonsom tussen € 331.000 en € 3.310.000,00 in 2019) geldt er een sectorale premie, die net zo wordt vastgesteld als bij de kleine werkgevers, met daarbij nog een individuele premie (=toeslag) op basis van de gegevens en uitstroom van zieke medewerkers van het bedrijf zelf. Deze individuele premie wordt vastgesteld op basis van de werkgelijke gegevens en neem hierbij in ogenschouw dat een medewerker maximaal 10 jaar lang via deze individuele permie volledig voor rekening van de werkgever komt.

Voor grote werkgevers (een loonsom hoger dan € 3.310.000,00) geldt alleen een individuele premie.

Einde arbeidsovereenkomst bij 65 jaar staat nog in de arbeidsovereenkomst en/of personeelsgids

In oude personeelsgidsen en/of arbeidsovereenkomsten staan clausules waarin staat dat de arbeidsovereenkomst eindigt als de medewerker 65 jaar wordt.
Dit is heel lang de AOW gerechtigde leeftijd geweest. Deze leeftijd is inmiddels  afhankelijk van wanneer de medewerker is geboren. Per saldo gaat niemand meer met pensioen op 65 jaar.

Wat moeten we nakijken en wijzigen ?
1. Pas het personeelsgidsje aan en vervang de leeftijd van 65 jaar met ‘het bereiken van de AOW-leeftijd”.
2. Pas de betreffende clausule aan in de arbeidsovereenkomsten aan van nog aan te stellen medewerkers.
3. Bij medewerkers die een contractsverlening krijgen, vermeldt dan – naast de inhoudelijke informatie over de contractsverlening – de oude clausule en pas dan gelijk de leeftijd van 65 jaar aan aan het bereiken van de AOW-leeftijd.

Wat geldt voor medewerkers die al in dienst zijn met de ‘verouderde’ bedingen ?

Daarbij is het wat ingewikkelder. Voor hen die in de arbeidsovereenkomst hebben staan dat de personeelsgids/handboek van toepassing is en dat de werkgever eenzijdig de arbeidsvoorwaarden mag wijzigingen (= eenzijdig wijzigingsbeding), is dit geen probleem, zij zijn gehouden aan de nieuwe einde dienstdatum door de wijziging in het personeelsgids.

Voor de medewerkers die al in dienst zijn, maar geen vermelding hebben dat de personeelsgids van toepassing is en/of het eenzijdig wijzigingsbeding, is het lastig. Formeel zult u dan alle medewerkers een aanvulling op de arbeidsovereenkomst moeten sturen, met daarin de nieuwe clausule, met het verzoek om deze aanvulling voor akkoord ondertekend aan u terug te sturen. En als u dit toch doet, voeg dan ook gelijk het eenzijdig wijzigingsbeding toe. Dan is dat ook maar gedaan.

U kunt ook niets doen. Het gevolg hiervan is dat het dienstverband niet van rechtswege afloopt als de medewerker de AOW-leeftijd bereikt. Op zich ook nog geen ramp, wat de meeste medewerkers willen dan ook wel uit dienst. Maar voor de gevallen die niet met pensioen willen gaan en waarvan u wel vindt dat het dienstverband moet eindigen, zult u, bijv. bij het UWV, een ontslagvergunning moeten aanvragen. Deze zal in de meeste gevallen ook wel toegewezen worden, bijzondere gevallen daargelaten.

Protocol Sociale Media

Twitteren uw medewerkers over uw bedrijf of de collega’s ? Valt het op dat Facebook en Instagram veel bezocht worden tijdens werktijd op uw kantoor ? Of is Linked-in eigenlijk wel handig als uw medewerkers dat wel gebruiken ?

Dit zijn maar een paar vragen die u zichzelf zult stellen en vooral wat u hiermee nu moet doen. Want het kan ook voordelig zijn dat uw medewerkers actief zijn op de Sociale Media.

Er is geen eenduidig antwoord op te geven, maar het is wel raadzaam om een protocol op te stellen, waarin u aangeeft wat u verwacht van uw medewerkers als zij de Sociale Media gebruiken tijdens werktijd en/of als zij in de Sociale Media communiceren over hun werk, het bedrijf , de klanten en/of de collega’s.
Verspreid dit protocol onder uw medewerkers en neem het op in uw personeelsgids. En vooral, in deze dynamische tijden, update dit protocol regelmatig.

Vakantiedagen wetgeving

Sinds 2012 ziet de vakantiewetgeving er als volgt uit :
* volledig opbouw van vakantiedagen tijdens langdurige ziekte
* de wettelijke vakantiedagen moeten binnen 1,5 jaar worden opgenomen

De opbouw tijdens langdurige ziekte is een aangepast aan de Europese normen.
Voor het opnemen van de wettelijke vakantiedagen binnen 1,5 jaar worden wel een paar ‘escapes’  gemaakt. Namelijk dat werkgevers en werknemers afwijkende afspraken mogen maken en deze regel geldt niet als aantoonbaar is dat de werknemer niet in de gelegenheid is geweest om de vakantiedagen tijdig op te nemen.