Personeelsdossier en privacy, hoe zit dat?

19 maart 2018 Renate Popken Een reactie plaatsen

Je bent als werkgever verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer en salarisinformatie. Deze gegevens zijn uiteraard niet voor iedereen bestemd. Het is dus zaak om ze goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor aan welke verplichtingen je daarbij moet voldoen.

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet. Zorg dat je bedrijf aan de eisen voldoet. Steeds meer ondernemers digitaliseren hun personeelsadministratie. Daardoor wordt een goede beveiliging met slimme technologie nog belangrijker. Het risico dat personeelsgegevens door een datalek in verkeerde handen vallen, is immers reëel.

Sinds 1 januari 2016 geldt daarom de meldplicht datalekken. Krijgt je bedrijf te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).

Wat zijn de gevolgen van een datalek?

Zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt, is er sprake van een datalek.

Een datalek kan voor alle betrokken partijen ernstige gevolgen hebben. Personen van wie de gegevens gelekt zijn, kunnen het slachtoffer worden van gegevensmisbruik of zelfs identiteitsfraude. Is het lek een gevolg van verkeerd beheer van persoonsgegevens of een falende beveiliging? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens jou als werkgever aansprakelijk stellen. Dat kan je op een bestuurlijke boete komen te staan van maximaal 820.000 euro.

Vier vuistregels voor een goede privacy

1. Neem alleen gegevens op die zijn toegestaan

Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen. De hoofdregel is dat de gegevens die je opneemt echt nodig moeten zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:

burgerservicenummer
kopie identiteitsbewijs
functieprofiel
persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
salarisgegevens
verlofoverzicht
verzuimfrequentie

Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier.

Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.

2. Beperk de toegang tot het dossier

Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je werknemers verwachten van je dat je daar op gepaste wijze mee omgaat. Zorg er daarom voor dat de dossiers in jouw bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Geef alleen toegang aan medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken. Vergeet niet om hen erop te wijzen dat zij gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Iedere werknemer heeft op grond van de Wbp recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Als een werknemer daarom vraagt, ben je in principe verplicht hieraan mee te werken. Je moet dan binnen vier weken de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een werknemer mag je vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

3. Zorg voor een goede beveiliging

Het beperken van de toegang tot de personeelsdossiers heeft natuurlijk weinig zin als ze – in het geval van papieren dossiers – open en bloot in een kast staan. Zorg dus dat ze goed opgeborgen zijn in een afgesloten kast of kamer, zodat niet iedereen erbij kan.

De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. Uiteraard moet je voorkomen dat de dossiers voor alle personeelsleden toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk. Sla de bestanden dus op in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Daarnaast is het zaak om de dossiers te beveiligen tegen datalekken naar buiten. Dit risico speelt bijvoorbeeld als de personeelsinformatie van je bedrijf online te raadplegen is. Zorg voor goede firewalls en neem alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook dat je medewerkers zich houden aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.

4. Bewaar gegevens niet langer dan nodig

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker is het gebruikelijk dat je zijn dossier nog twee jaar bewaart. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Langer bewaren van de persoonsgegevens is niet nodig. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer.

Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:

kopie van het identiteitsbewijs en de
loonbelastingverklaringen: minimaal 5 jaar
informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere
fiscale gegevens: minimaal 7 jaar

Facebook

Twitter

nieuws

Personeelshandboek maken, waarom en hoe doe je dat?

12 december 2017 Renate Popken Een reactie plaatsen

Afspraken maken met je medewerkers is heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen. Je kunt die afspraken met iedere medewerker afzonderlijk maken en vastleggen in individuele arbeidsovereenkomsten. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek. Dat geldt zeker als je geen verplichte cao hebt.

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je medewerkers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Vaak zijn er al veel ongeschreven regels, maar die ga je hiermee opnieuw bespreken en eventueel vastleggen. Weerstand kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je medewerkers:

Houvast. Je medewerkers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je medewerkers.
Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je medewerkers.
Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je medewerkers ervoor getekend hebben.
Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere medewerker afzonderlijk te onderhandelen.

Inhoud personeelshandboek
Een personeelshandboek is maatwerk. Voor ieder bedrijf gelden er andere regels. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

huis- en gedragsregels
salarisafspraken
functieomschrijvingen
veiligheidsprocedures
werktijden
kledingvoorschriften
overwerk
woon-werkverkeer
ongeoorloofd verzuim / te laat komen
ziekte en arbeidsongeschiktheid
vakantie en verlof
pensioen
opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao?
Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

Zorg voor een goede verspreiding en borging in de arbeidsovereenkomst
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelsleden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere medewerker bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.
Vanaf dat moment neem je een clausule in de arbeidsovereenkomsten op waardoor het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met medewerkers sluit. Als de medewerker zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek.

Houd het personeelshandboek up-to-date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeelshandboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek. Vraag een uitgebreid sjabloon aan De Afdeling Personeelszaken of kijk online naar goede voorbeelden. We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.

Facebook

Twitter

nieuws

Wijziging Arbowet juli 2017

21 april 2017 Renate Popken Een reactie plaatsen

Per 1 juli 2017 verandert de Arbeidsomstandighedenwet, beter bekend als de Arbowet.

De wijziging heeft onder meer gevolgen voor de rol van de bedrijfsarts en jouw rol als werkgever. Het doel van de gewijzigde Arbowet is: werknemers en werkgevers beter betrekken bij het arbobeleid.

Het basiscontract

Knelpunten zijn dat de bedrijfsarts onvoldoende als onafhankelijk wordt gezien en er werkgevers zijn zonder een contract met een bedrijfsarts of arbodienst. De maatregelen die zijn gericht op de aanpak van deze knelpunten zijn: Het verplicht stellen van een basiscontract tussen werkgever en arbodienstverleners met daarin de manier van ondersteuning vastgelegd. Er moet in vermeld staan hoe de arbodienstverleners de voor de werkgever verplichte taken uitvoeren. Dat waren al ziekteverzuimbegeleiding, toetsen en advies RI&E, PAGO en die worden verder aangevuld met de bepalingen uit de vernieuwde Arbowet zoals hieronder beschreven.

Second opinion bedrijfsarts

Een werknemer kan een verzoek doen om een andere bedrijfsarts te raadplegen (second opinion)wanneer hij twijfels heeft over de juistheid van het advies van de bedrijfsarts. Jij als werkgever moet dit mogelijk maken en betalen.

Onafhankelijke klachtenregeling

In de wetswijziging is ook opgenomen dat iedere bedrijfsarts verplicht is om een adequate procedure te hebben voor het afwikkelen van klachten. Zo’n plicht gold al voor gecertificeerde arbodiensten middels het certificatiesysteem voor arbodiensten. De plicht wordt nu van toepassing op alle bedrijfsartsen. Als de arbodienst of bedrijfsarts zich niet aan de regels houdt of als de behandeling niet naar tevredenheid wordt uitgevoerd, kun jij of je werknemer dit melden via een onafhankelijke klachtenregeling. De arbodienst of bedrijfsarts moet jou hierop wijzen.

Meer ruimte voor arbodienst

De arbodienst of bedrijfsarts krijgt ook meer ruimte om goede zorg te leveren. De arts of specialist krijgt het recht om de werkplek te bezoeken van iedere werknemer. Ook mag de deskundige in overleg gaan met een personeelsvertegenwoordiger of de ondernemingsraad. De arts moet beroepsziekten melden bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

In plaats van bijstand verlenen is nu opgenomen dat de bedrijfsarts adviseert bij de ziekteverzuimbegeleiding. Hiermee wordt duidelijker dat de werkgever verantwoordelijk is voor de verzuimbegeleiding. Werkgever en werknemer zijn samen zelf verantwoordelijk voor de implementatie van de adviezen van de bedrijfsarts.

Personeel kiest preventiemedewerker

Je personeel krijgt (via de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging) instemmingsrecht bij de keuze van een nieuwe preventiemedewerker. Als er al een preventiemedewerker was aangewezen door de werkgever dan wijzigt dat hierdoor niet. Zodra er een nieuwe preventiemedewerker gekozen moet worden hebben de werknemers instemmingsrecht. Je werknemers hebben hier direct belang bij, omdat de preventiemedewerker een centrale rol heeft bij het zorgen voor goede werkomstandigheden en het werken in een prettige en gezonde omgeving.

Inspectie SZW controleert

In de nieuwe Arbowet staat dat de Inspectie SZW een grotere rol krijgt. Als je als werkgever geen contract met een bedrijfsarts of arbodienst hebt afgesloten, kan de Inspectie SZW jou een boete opleggen. Als er wel een contract is, mag de Inspectie SZW de inhoud controleren. Als de regels worden overtreden, kun je als werkgever en/of arbodienst een boete krijgen.

Richtlijnen contract arbodienst per 1 juli

Maak dus een (nieuw) contract met je bedrijfsarts of arbodienst. Verwerk daarin in ieder geval de volgende punten, volgens de vernieuwde Arbowet:

Toegang tot bedrijfsarts
In het basiscontract moet geformuleerd staan hoe de toegang tot de bedrijfsarts (bijv. via een spreekuur) is geregeld.
Overleg met OR en preventiemedewerker
Omschrijf hoe het overleg van de bedrijfsarts met de preventiemedewerker en de ondernemingsraad (OR) is geregeld. Er moet een nauwe samenwerking zijn tussen deze deskundigen.
Bezoek van de werkplek
De bedrijfsarts moet iedere werkplek kunnen bezoeken.
Second opinion
De werknemer moet de mogelijkheid hebben om een second opinion bij een andere bedrijfsarts aan te vragen indien hij twijfelt aan een gegeven advies. Uitvoering van de second opinion moet gebeuren binnen de procedures zoals de werkgever dit afspreekt met de arbodienstverlener.
Klachtenprocedure
Iedere bedrijfsarts of arbodienst moet een duidelijke werkwijze of procedure hebben die beschrijft hoe en waar de werknemer eventuele klachten over de dienstverlening door de bedrijfsarts kan indienen.
Melden beroepsziekten
Een bedrijfsarts moet tijd kunnen besteden aan het opsporen, onderkennen, diagnosticeren en melden van beroepsziekten.
Advisering over preventie
De advisering over preventie aan de werkgever door de bedrijfsarts moet in het contract staan.

Heb je nog vragen naar aanleiding van deze wetswijziging ? of kan ik jouw bedrijf ondersteunen bij de uitvoering van de abowet, door bijvoorbeeld de begeleiding van langere verzuimtrajecten te coördineren en te begeleiden? Neem dan contact op met De Afdeling Personeelszaken.

Facebook

Twitter

nieuws

Workshop flexibele werkvormen, hoe werkt dat ? 14 juni 2016, 15.00 – 17.00 uur

22 april 2016 Renate Popken Een reactie plaatsen

Zowel de impact van de Wet Werk en Zekerheid en het afschaffen van de VAR worden steeds zichtbaarder. Hoog tijd om alle vormen van flexibele samenwerkingsvormen de revue te laten passeren en welke vorm het beste aansluit bij jouw behoefte om (flexibel) personeel aan te nemen.

Vragen die we behandelen zijn:

Welke samenwerkingsvorm past het beste in welke situatie?
- Zoals : zelf in dienst nemen (oproepers, min-max contracten, parttime, fulltime), uitzendkrachten, payroll, zzp-ers en outsourcen.
Do’s en dont’s bij arbeids- en ZZP overeenkomsten, de 10 meest gemaakte fouten;
Wat is de laatste stand van zaken rondom de wet DBA (afschaffen VAR)? Welke bepalingen moet ik juist wel (of niet) opnemen in de arbeidscontract?

Je gaat naar huis met direct toepasbare kennis over alle vormen van samenwerking, de actuele stand van zaken van de wetgeving en tips om deze zo goed mogelijk in te passen binnen jouw bedrijf.

Wij hopen je te zien !

Sprekers : Renate Popken van De Afdeling Personeelszaken en Annemiek Pie van Nyctea

Datum : dinsdag 14 juni 2016, van 15.00 – 17.00 uur, inloop vanaf 14.30 uur
Locatie : Zandweg 117 in De Meern (in het gebouw van Zpot/De Afdeling Personeelszaken)
Kosten : € 49,00 inclusief BTW, u ontvangt een factuur

En mocht je zelf bij aanmelding al vragen hebben over dit onderwerp, meld deze dan gelijk bij de aanmelding, dan kijken we of we tijdens de workshop deze kunnen behandelen.

Aanmelding : Stuur een email naar Annemiek Pie, via annemiek.pie@nyctea.nl en stel jouw vraag, of meldt je aan.

Facebook

Twitter

nieuws

Uitnodiging workshop over ziekteverzuim, di 19 jan 2015, 09.00 – 12.00 uur

9 december 2015 Renate Popken Een reactie plaatsen

Hiermee informeren wij je over de workshop over ziekteverzuim, die wij op dinsdag 19 januari 2016 organiseren, is samenwerking met Annette Terpstra van Sprengers Advocaten en Renate Popken van De Afdeling Personeelszaken.

Hieronder meer informatie over de workshop.

Regelgeving over ziekteverzuim en de begeleiding van zieke medewerkers wordt steeds ingewikkelder. U krijgt daar als ondernemer met personeel al snel mee te maken.

Na 2 weken verzuim moet er al actie ondernomen worden. Vragen die wij behandelen in de workshop zijn:

Waar moet je op voorbereid zijn? – Wet Verbetering Poortwachter

Wat staat je te wachten als herstel niet voorspoedig verloopt?  – Conflicten, sancties en ontslag tijdens en na verzuim

Hoe organiseer je de begeleiding? – Samenwerking tussen arbodienst, werkgever en werknemer

Er is gelegenheid om specifieke vragen of een casus te behandelen over dit onderwerp, stuur deze dan tijdig via de email aan ons in, dan houden wij daar rekening mee.

U gaat naar huis met direct toepasbare kennis over de wetgeving en tips om deze zo goed mogelijk in te passen binnen uw organisatie.

Datum/tijd : dinsdag 19 januari 2016, van 09.00 tot 12.00 uur
Kosten : € 49,50 inclusief BTW per persoon
Locatie : De Afdeling Personeelszaken, Zandweg 117 in De Meern

Vragen of aanmelden ? Stuur een email aan annemiek.pie@nyctea.nl

Facebook

Twitter

nieuws

Diverse arbeidsrecht weetjes voor de dagelijkse praktijk

14 oktober 2015 Renate Popken Een reactie plaatsen

Op woensdag 16 september heeft De Afdeling Personeelszaken samen met Nyctea Adviesbureau/H&O Helpdesk en Anne Els Bos (Inhuis Advocatuur) een workshop gegeven over de actualiteiten van het arbeidsrecht. Voor degene die niet in hebben deelgenomen, hieronder een aantal handige weetjes die besproken zijn.

Onderwerpen :

Aanzegtermijn tijdelijke contracten
Werkgeversverklaring voor medewerkers ivm financiering
Concurrentiebeding en relatiebeding in een tijdelijk contract
BBL studenten, ketenregeling en transitievergoeding
Beëindigingsovereekomst/vaststellingsovereenkomst en bedenktijd
Uitbetalen vakantiedagen en regelmatig overwerk en onregelmatigheidstoeslag

Aanzeggen 1 maand van te voren, wel of niet verlengen tijdelijk dienstverband

Van groot belang om te weten is dat bij een niet tijdige aanzegging, de werknemer recht heeft op een boete ter waarde van 1 maandsalaris.

Bij het niet verlengen is het inmiddels wel duidelijk en gebruikelijk dat de werkgever dit tijdig (minimaal 1 maand voordat het contract eindigt) met de medewerker bespreekt en ook schriftelijk bevestigt. Wat minder bekend en gebruikelijk is, is om dit ook te doen als je als werkgever het contract wel wilt verlengen. Het tijdig overhandigen van het nieuwe contract is dan niet voldoende. Er zijn inmiddels uitspraken geweest waarin een medewerker, wiens contract tijdig was verlengd, maar waarbij geen aparte vastlegging was gedaan van deze afspraak, aanspraak wilde doen op de boete en deze is toegewezen.
Daarnaast is het zo, dat als je te laat bent met het aanzeggen, dat de boete naar rato van het aantal dagen dat je te laat bent wordt vastgesteld. Ben je bijvoorbeeld een week te laat, moet de werkgever een weeksalaris als boete betalen.

De tip is dus om – naast tijdige overhandiging van het contract – ook nog een aparte tijdige vastlegging van de afspraak om te verlengen te doen.

Werkgeversverklaring invullen voor een werknemer

Ook in uw praktijk zal het wel eens voorgekomen zijn dat een werknemer u vraagt een werkgeversverklaring in te vullen, met daarbij de verklaring dat u de intentie heeft om het tijdelijke contract of te verlengen of om te zetten naar een dienstverband voor onbepaalde tijd. Terwijl u op het moment van invullen twijfelt of u deze medewerker wilt behouden voor uw bedrijf, of zelfs in stilte het besluit al genomen heeft dat u afscheid wil gaan nemen van deze medewerker.

Tip : U kunt dit oplossen door de gevraagde verklaring in te vullen, met daar separaat een brief bij te doen dat de werknemer geen rechten kan ontlenen aan deze werkgeversverklaring en dat deze alleen is ingevuld om de medewerker behulpzaam te zijn bij het verkrijgen van de financiering. Deze separate brief geeft u de ruimte om uw besluit om deze medewerker wel of niet te behouden nog eens goed te overdenken, zonder dat u gehouden bent de belofte uit deze verklaring gestand te doen.

Concurrentiebeding en relatiebeding in een tijdelijk contract opnemen.

In principe mag u geen concurrentiebeding of een relatiebeding opnemen in een tijdelijk contract, tenzij u daar zwaarwegende argumenten voor heeft om dit wel te doen.

Inmiddels is duidelijk geworden het van groot belang is dat deze argumenten heel specifiek worden vermeld in het arbeidscontract. Redenen kunnen dan bijv. zijn dat de medewerker door zijn functie beschikt over verkoopstrategieën en prijsbeleid, opgeleid wordt en kennis heeft van hele specifieke technieken (en deze dan met name noemen) die concurrentiegevoelig zijn en van groot belang is voor het bedrijf, of samenwerkt met de belangrijkste klanten van het bedrijf etc. Hoe specifieker, hoe meer kans dat deze clausule ingeval van geschillen, stand houdt. Door de omschrijving moet helder worden dat deze medewerker bij misbruik van zijn kennis en vaardigheden, schade kan toebrengen aan het bedrijf.

Tip : Wees dus niet voorzichtig en algemeen in de beschrijving, maar uitgesproken en specifiek. Laat bij twijfel de argumentatie toetsen door een arbeidsjurist.

BBL-studenten en ketenregeling en transitievergoeding

Inmiddels blijkt dat BBL-studenten (zij werken 3 tot 4 dagen per week en volgen 1 dag per week scholing op een ROC) :

Niet vallen onder de ketenregeling van 3 contracten in 2 jaar
Maar wel recht hebben op een transitievergoeding ingeval ze langer dan 2 jaar bij het leerbedrijf leren/werken

Dit betekent concreet, dat u een BBL-student nadat deze zijn opleiding heeft afgerond en geen stage meer hoeft te lopen, een tijdelijk contract kunt aanbieden, deze dan geldt als eerste contract in de keten en eindigt van rechtswege na afloop van de afgesproken periode. (ookal heeft hij of zij al 2 x een leer-werkovereenkomst van een jaar gehad).

Let op : de leer-werkovereenkomsten tellen wel mee voor de bepaling van een eventuele transitievergoeding. Let er dus op dat als een BBL-er 2 jaar bij u werkt als leerling via een ROC, dat u deze periode of bekort tot 1 jaar een 11 maanden, of dat u rekening houdt met het betalen van de transitievergoeding.

Beëindigingsovereekomst/Vaststellingsovereenkomst, bedenktijd

Sinds 1 januari 2015 heeft de medewerker met wie u als werkgever een beëindigingsovereekomst af sluit, 2 weken bedenktijd als u dit van te voren afspreekt en 3 weken bedenktijd als u dat niet doet.

Inmiddels blijkt dat u deze bedenktijd uitdrukkelijk moet opnemen in de betreffende overeenkomst zelf, liefst als apart artikel. Varianten als opnemen in een sideletter, of bevestigen per email, zijn onvoldoende als bewijsvoering dat u de bedenktijd heeft besproken en opgenomen.

Tip : Neem dus de moeite om dit in de overeenkomst op te nemen.

Uitbetalen vakantiedagen/-uren en onregelmatigheidstoeslag/overwerkvergoeding

Als u vakantiedagen/-uren wilt uitbetalen, dan is wel bekend, dat u hierbij rekening moet houden met een opslag voor vakantiegeld, meestal 8%.

Inmiddels is er een uitspraak geweest dat u hierbij ook rekening moet houden met regelmatig overwerk en vaste onregelmatigheidstoeslagen.

De referte periode om de hoogte van dit regelmatige overwerk en onregelmatigheidstoeslag te bepalen is 3 maanden, dat hoeft overigens niet de 3 maanden precies voorafgaande aan de uitbetaling te zijn.

Tip : Neem een periode van bijv. 6 tot 12 maanden, bereken daar het gemiddelde uit en reken dit om naar een percentage van het uurloon. Dit percentage gebruikt u dan als opslag voor het uitbetalen van de vakantiedagen/-uren.

Facebook

Twitter

nieuws

Uitnodiging seminar wo 16 september 2015, 09.00 – 10.30 uur, update arbeidsrecht

19 augustus 2015 Renate Popken Een reactie plaatsen

Hiermee maak ik je attent op een workshop die Nyctea organiseert in samenwerking met Anne Els Bos van InHuis Advocatuur en Renate Popken van De Afdeling Personeelszaken.

De workshop gaat over de juridische wijzigingen die per 1 juli 2015 hebben plaatsgevonden en hoe dit nu in de praktijk uitwerkt.

Onderwerpen die aan bod komen :

Ontslag via UWV
Ontslag via Kantonrechter
Ontslag via een beëindigingsovereekomst
Reeks van contracten
Transitievergoeding
Behandeling van vragen van de deelnemers over deze onderwerpen

Anne Els zal ingaan op wat de ervaringen tot nu toe zijn en welke tips en trucs er inmiddels zijn bedacht.
Mocht je nu al een vraag hebben waarvan je het fijn vindt dat Anne Els hier tijdens dit seminar aandacht aangeeft, vermeldt dit dan bij de aanmelding. Het moet wel een vraag zijn die verband houdt met bovenstaande punten.

Nadere informatie :
Locatie : Zandweg 117 in De Meern (in het gebouw van Zpot/De Afdeling Personeelszaken
Datum : woensdag 16 september 2015
Tijdstip : 09.00 tot 10.30 uur, inloop vanaf 08.30 uur
Spreker : Anne Els Bos, arbeidsrechtadvocaat, zie www.inhuisadvocatuur.nl
Kosten : € 49,00 inclusief BTW, u ontvangt een factuur

Iedereen is welkom !

Aanmelden en vragen :
Stuur een email naar Annemiek Pie, via annemiek.pie@nyctea.nl en stel jouw vraag, of meldt je aan.

Wij hopen je te zien !

Facebook

Twitter

nieuws

Ontslagroutes voor en na 1 juli 2015, uitleg en nuttige tips voor lopende ontslaggevallen

15 april 2015 Renate Popken Een reactie plaatsen

Als onderdeel van de Wet Werk en Zekerheid gaat vanaf 1 juli 2015 nog meer veranderen, namelijk de ontslagroutes en vergoedingen. Er is straks geen keus meer en altijd een (transitie)vergoeding. Hieronder de oude en de nieuwe situatie in beeld gebracht:

Onderstaand treft u een toelichting aan van de verschillen voor en na 1 juli 2015. Na deze toelichting geven wij u tot slot nog een aantal tips voor ontslaggevallen die op dit moment spelen of eraan zitten te komen.

Dossiertoets, voor 1 juli 2015
Het UWV doet een dossiertoets om te bepalen of zij een ontslag überhaupt in behandeling nemen. Het gaat dan om compleetheid van het dossier.
De kantonrechter toets het dossier ook, maar neemt het altijd in behandeling en de mate waarin het dossier op orde is, bepaalt (mede) de hoogte van de vergoeding.

Dossiertoets, na 1 juli 2015
Zowel het UWV als de kantonrechter moeten volgens dezelfde maatstaven het dossier toetsen en deze toets bepaalt OF het ontslag in behandeling wordt genomen.|
Die toets bestaat uit :
1. Is de juiste route gekozen;
2. Is aan alle voorwaarden voldaan en zijn alle verplichte en relevante documenten aanwezig die passen bij de grond van de aanvraag (2 jaar ziek, bedrijfseconomisch of functioneren) .
Als het dossier niet op orde is, is de enige mogelijkheid een vaststellings -overeenkomst, zie elders in dit document.

Vergoeding, voor 1 juli 2015
Het UWV kende geen vergoeding toe. Het verlenen van een ontslagvergunning gaf alleen de garantie op een WW uitkering voor de werknemer en voor de werkgever aftrek van 1 maand m.b.t. de opzegtermijn met de restrictie dat er minimaal 1 maand moet overblijven.

De kantonrechter kent op basis van de beoordeelde verwijtbaarheid van de werknemer en werkgever, de leeftijd en de lengte van het dienstverband een vergoeding toe aan de hand van de kantonrechtersformule.

Vergoeding, na 1 juli 2015
Zowel het UWV als de kantonrechter zijn nu gebonden aan een vastgestelde vergoeding, de zgn. transitievergoeding, die bedraagt ⅓ maandsalaris per gewerkt jaar bij een dienstverband tot 10 jaar en een ½ maandsalaris per gewerkt jaar voor ieder jaar dat het dienstverband langer heeft geduurd dan tien jaar. Het maximum is € 75.000 of een jaarsalaris bij een hoger inkomen dan € 75.000.

Uitzonderingen waarbij afgeweken kan worden van de transitievergoeding:

Bij ernstige verwijtbaarheid kan het bedrag naar beneden aangepast worden;

Bij een slechte financiële positie van het bedrijf kan het bedrag naar beneden aangepast worden;

Voor MKB-bedrijven tot 25 medewerkers geldt een aparte, lagere berekening

Voor medewerkers die 50 jaar of ouder zijn op 1 jan 2016 geldt een hogere vergoeding (tot 1 januari 2022).

Beroep, voor 1 juli 2015
De ontslagroute via het UWV kent geen procedure om in beroep te gaan tegen het oordeel.
De ontslagroute via de kantonrechter kent doorgaans geen mogelijkheden tot hoger beroep.

Beroep, na 1 juli 2015
De ontslagroute via het UWV biedt nu wel mogelijkheid tot het aantekenen van beroep. Dat is in eerste instantie mogelijk bij de kantonrechter, en vervolgens nog via Hoger Beroep en de Hoge Raad.
De ontslagroute via de kantonrechter krijgt de mogelijkheid van hoger beroep aantekenen en cassatie tegen de uitspraak van de kantonrechter.

Wederzijds goedvinden, voor 1 juli 2015
Een beëindiging met wederzijds goedvinden in de vorm van een vaststellings- overeenkomst kan zonder enige restrictie plaatsvinden.

Wederzijdse goedvinden, na 1 juli 2015
Een beëindiging met wederzijds goedvinden in de vorm van een vaststellingsovereenkomst kan nog steeds, maar er is een belangrijke restrictie, namelijk de werknemer kan binnen twee weken de instemming met het ontslag met een schriftelijke verklaring herroepen. De termijn voor herroeping is drie weken als de werkgever (schriftelijk) niet op deze mogelijkheid tot herroeping heeft gewezen.

Het is een optie om deze bedenktermijn af te kopen door de vergoeding te verhogen. En als het dossier niet op orde is kan deze vorm van beëindiging uitkomst bieden tegen een hogere vergoeding (dan de transitievergoeding). Waarschijnlijk zal hierbij de oude kantonrechtersformule gehanteerd worden, maar dan ben je afhankelijk van de medewerker voor medewerking hieraan.

Periode heden tot 1 juli 2015
Er is geen overgangsbeleid afgesproken, dit betekent dat alle aanvragen die gedaan worden voor 1 juli 2015 (zowel bij de kantonrechter als bij het UWV) nog via de oude route worden afgehandeld ookal valt de ontslagdatum na 1 juli 2015. Dit betekent ook dat de transitievergoeding nog niet geldt en ook de dossiertoets niet.

Hoe kunt u hier handig gebruik van maken ?
Doordat er geen overgangsrecht is afgesproken, kan het in sommige gevallen goedkoper zijn of beter uitkomen om het ontslag bewust voor of na 1 juli 2015 in te dienen bij of UWV of kantonrechter.

U wilt een medewerker ontslaan, waarvan het dossier niet op orde is: Het gaat dan meestal om disfunctionerende medewerkers. Maak de volgende afweging : Hoeveel tijd gaat het kosten om het dossier wel op orde te krijgen (hou rekening met minimaal 6 tot 9 maanden). Overweeg dan om voor 1 juli 2015 e.e.a in te dienen bij de kantonrechter en de kantonrechtersformule te betalen.

U wilt een medewerker ontslaan, waarvan het dossier wel op orde is : Het gaat dan meestal om disfunctionerende medewerkers. Maak een afweging of de transitievergoeding lager is dan de kantonrechtersformule; de verwachting is dat dit in het algemeen wel zo is. Wacht dan tot na 1 juli en dien het dossier dan in bij het UWV. Dat kan een hoop geld besparen.

U wilt een medewerker ontslaan wegens bedrijfseconomische redenen. Dien deze dan in bij het UWV voor 1 juli 2015, want dan hoeft u nog geen transitievergoeding te betalen. Let wel, een vergoeding voor outplacement, opleiding en training en juridische bijstand, is meestal wel gebruikelijk, dus neem dat wel op. Let er ook op dat het dossier compleet is en ook kennelijke onredelijkheid kan een rol spelen.

U wilt een medewerker ontslaan, die 2 jaar ziek is voor 1 juli 2015. Dien deze voor 1 juli 2015 in bij het UWV, omdat u dan geen transitievergoeding hoeft te betalen. Daarna wel. Let er altijd op dat het dossier wel compleet wordt aangeleverd!

Facebook

Twitter

nieuws

Ketenregeling, optimaal profiteren van de oude regeling van 3 contracten in 3 jaar

20 februari 2015 Renate Popken

Zoals u vast wel weet, wijzigt de ketenregeling per 1 juli 2015.

Van 3 contracten in 3 jaar en een tussentijdse wachttijd van 3 maanden, gaat dit per 1 juli 2015 naar 3 contracten in 2 jaar en een tussentijdse wachttijd van 6 maanden. Dit zal inmiddels geen nieuws meer zijn.

Er is overgangsrecht afgesproken voor de nu lopende tijdelijke contracten waarvan u op een slimme manier gebruik kunt maken.

Welke mogelijkheden heeft u nu om optimaal te kunnen profiteren van de oude 3 x 3 regeling :

Doorloop de volgende stappen :

Zorg ervoor dat het 1^e of 2^e tijdelijke contract voor 1 juli 2015 afloopt en sluit een nieuw laatste laatste (in aantal dus het 2^e of 3^e) tijdelijk contract voor 1 juli 2015, dat bijv. per 1 juni 2015 ingaat.
Zorg ervoor dat deze 2 of 3 contracten samen niet de 3 jaar overschrijden.
Feitelijk mag u derhalve in de periode januari 2015 – mei 2015 2 tijdelijke contracten sluiten van elk bijv. 2 maanden en vervolgens per 1 juni 2015 een 3^e contract voor 2,5 jaar. Dit 3^e contract loopt dan per 1 december 2017 van rechtswege af. Zo blijft u binnen de 3 jaar van het oude regime, blijft u ook binnen de 3 contracten èn het 3^e contract is voor 1 juli 2015 ingegaan.

Tijdelijke contracten verlengen na 1 juli 2015

Voor alle verlengingen na 1 juli 2015 geldt de nieuwe regel van 3 contracten in 2 jaar.
- …is dit het 3^e contract, maar de 2 jaar is nog niet om, dan mag u een 3^e contract aanbieden, onder de voorwaarde dat de totale looptijd binnen de 2 jaar blijft. Dan loopt dit 3^e contract van rechtswege af.
- .. is dit het 2^e of 3^e contact, maar daarmee overschrijdt u de 2 jaar, dan is dit 2^e of 3^e contract automatisch een contract voor onbepaalde tijd geworden.
- Zorg er dus voor dat dit 2e of 3^e contract (samen met de vorige contracten), binnen de 2 jaar blijft.

Als u geen gebruik wilt maken van deze overgangsregel, en tijdelijke contracten sluit die niet in bovenstaande kaders vallen, houdt u er dan rekening mee dat naar alle waarschijnlijkheid dit contact niet van rechtswege afloopt. Laat deze contracten in ieder geval toetsen door uw adviseur, zodat u weet waar u aan toe bent.

Facebook

Twitter

nieuws

Wijzigingen per 1 januari 2015 : Concurrentiebeding in een tijdelijk dienstverband.

8 december 2014 Renate Popken Een reactie plaatsen

Als u in een tijdelijke arbeidsovereenkomst, ongeacht de looptijd hiervan, een concurrentiebeding wilt opnemen, mag dat alleen als u gemotiveerd aangeeft dat welke zwaarwichtige bedrijfs- en dienstbelangen u heeft bij het concurrentiebeding.

In normale taal betekent dit dat u van te voren concreet moet aangeven wat de schade is die een medewerker kan veroorzaken door kennis, informatie en vaardigheden (opgedaan bij uw bedrijf), in te zetten bij een concurrent/een eigen bedrijf. Als eerst zult u de vermoede schade moeten omschrijven en als tweede hoe belangrijk dit is. U zult derhalve moeten aangeven welke belangen u wilt beschermen en waarom.

Algemene tips over bescherming van bedrijfsbelangen:

Normaal gesproken staat er in de arbeidsovereenkomst ook een geheimhoudingsclausule. Deze mag gewoon blijven en vraag uw jurist of adviseur om deze zo scherp mogelijk op te stellen. Rechters zijn wel gevoelig voor geheimhouding en vinden het normaal dat je als werknemer ook geheimhouding in de ruimste zin des woordts in acht neemt.
Denk ook aan het beschermen van allerlei bedrijfsdata en documenten die door toenemende digitaliseren heel gemakkelijk ook op smartphones, tables en PC’s thuis beschikbaar komen. In deze clausule leg je vast dat de medewerker deze data en documenten alleen voor zichzelf mag gebruiken en niet aan anderen mag verstrekken. Bij uitdiensttreding moet dit allemaal worden ingeleverd en/of gewist en dat wordt dan weer gecontroleerd. Ook een dergelijke clausule mag gewoon blijven.
En dan nog een laatst tip, ook intellectueel eigendom mag gewoon opgenomen blijven en zorg er dus voor, mocht dit bij uw bedrijf aan de orde zijn, dan ook hierover een scherpe clausule wordt opgenomen in uw arbeidsovereenkomst.

Specifieke tips voor een concurrentiebeding/relatiebeding :

Geeft per functie aan welke kennis, informatie en vaardigheden de medewerker krijgt en of deze hierin geschoold wordt (bijv. bij technische en verkoop functies), hoe belangrijk dit is voor uw bedrijf en dat u daarom dit wilt beschermen tegen misbruik.
Bijv. bij een verkoper : deze heeft de beschikking over alle gegevens van het relatiebestand (klanten, maar ook prospects en suspects), dit gecombineerd met alle gegevens van de producten en diensten die worden verkocht en verleend, inclusief allerlei strategische informatie zoals prijzen, aanstaande innovaties, acties en volumes en het verkoopbeleid van de onderneming op korte en lange termijn.

Overgangsrecht Concurrentiebeding/relatiebeding
De wijziging die geldt voor het concurrentiebeding/relatiebeding geldt alleen voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten, die op of na 1 januari 2015 van kracht worden. Voor de bedingen die zijn opgenomen in tijdelijke contracten die voor 1 januari 2015 zijn ingegaan geldt dat deze onverminderd van kracht blijven, ookal zouden ze de toets per 1 januari 2015 niet doorstaan.

Voor arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd geldt deze wijziging niet.
Wat te doen als het tijdelijk dienstverband over gaat in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
Als u een tijdelijke arbeidsovereenkomst wilt omzetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, mag u dus ook het concurrentie- en relatiebeding scherper stellen. Vergeet dus niet om deze afweging te maken en bijv. alsnog een striktere clausule op te nemen.

Als u een medewerker onterecht een concurrentiebeding/relatiebeding oplegt, kan deze dat aanvechten bij de rechter. De rechter neemt hier dan een besluit over en kan in grote lijnen 3 besluiten nemen :

Hij kan het concurrentiebeding/relatiebeding nietig verklaren
Hij kan het concurrentiebeding/relatiebeding geldig verklaren
Tussenvorm, dan wordt het beding gematigd zoals dat officieel heet. Dat betekent dat beide partijen een beetje gelijk hebben en dat wordt de boete verlaagd of er wordt een ander compromis gevonden.

Elke situatie wordt dan goed bekeken en de praktijk wijst uit dat er niet heel veel voorspellende waarde aan zit.

Facebook

Twitter